Aktifitas Pengadaan (Procurement)
"Kepercayaan tidak bisa dibeli, tetapi tumbuh dan berkembang karena kinerja terbaik"
Identifikasi Volume Pekerjaan
Buat garis besar semua ruang lingkup pekerjaan serta verifikasi dan periksa acuan / referensi yang diperlukan sebelum menyiapkan permintaan penawaran ke mitra kerja mana pun yang terkait dengan proyek
01
Purchasing/Pembelian/Pengadaan
Pada tahap ini, tim Purchasing/Pembelian/Pengadaan akan memilih mitra kerja/penawar, mengirim permintaan penawaran (Request for Quotation / RFQ), dan melakukan Analisa Penawaran (Bid Analysis) (dalam analisa penawaran ini akan dilakukan oleh tim rekayasa (engineering), tim QA)/QC mengevaluasi kesesuaian teknis dan prosedur control kualitas dan tim Purchasing/Pembelian/Pengadaan akan mengevaluasi sisi kelayakan komersial), rapat klarifikasi, rapat sebelum kontrak (Pre-Award), dan pembuatan kontrak/Pemesanan Material/Produk.
02
Expediting
Tahapan ini adalah tahapan pelaksanaan kontrak / pesanan. Pada tahapan ini tim akan melakukan tahap expediting yang akan mengontrol dan mensinergikan aktivitas kerja mitra/vendor untuk mencegah kesalahan dan menghindari pengerjaan ulang (re-work). Tim ini juga melakukan kick-off meeting (KOM), rapat koordinasi dengan mitra kerja/vendor, Pre Inspection Meeting (PIM), dan rapat koordinasi terjadwal.
03
Subkontraktor
Sebagian besar pekerjaan proyek yang membutuhkan keterlibatan kegiatan pelayanan seperti rekayasa (engineering), Pengujian (testing), dll akan dilakukan oleh tim PT. Mechasolusindo International, (MSI), dan untuk material/produk/sistem khusus yang memerlukan keterlibatan mitra kerja lain, mitra kerja tersebut akan menjadi subkontraktor dari PT. Mechasolusindo International, (MSI). Oleh karena itu, tahapan proses ini harus dilalui mulai dari pemilihan subkontraktor, serah terima volume pekerjaan, dan lingkup pekerjaan yang semuanya akan dijelaskan dalam dokumen permintaan penawaran (Request for Quotation), evaluasi penawaran (Bid Analysis), rapat klarifikasi, Kick Off Meeting (KOM), rapat sebelum kontrak (Pre-Award), dan pembuatan kontrak pekerjaan/Pemesanan Material/Produk/sistem.
04
Kontrol Material
Material/produk/sistem yang diterima dari masing-masing rekanan/vendor serta material/produk/sistem yang diterima dari stok internal akan dikelola dan dikendalikan baik dari segi kuantitas dan kualitas secara visual maupun kinerja melalui pengujian di lokasi pabrik /partner/vendor sehingga semua material/produk /sistem yang diterima sesuai dengan kontrak dan desain dari tim engineering. Dalam semua kegiatan tersebut tim ini melibatkan tim dari QC/QA dalam setiap proses hingga serah terima ke pelanggan. Saat melakukan kegiatan di lokasi proyek, termasuk kegiatan supervisi, pemasangan, pengujian, dan komisioning, semua persyaratan material/produk/sistem dan alat pengujian serta bahan/produk/sistem pendukung lainnya akan disediakan dan dipantau oleh tim ini.
05
Identifikasi Volume Pekerjaan
Buat garis besar semua ruang lingkup pekerjaan serta verifikasi dan periksa acuan / referensi yang diperlukan sebelum menyiapkan permintaan penawaran ke mitra kerja mana pun yang terkait dengan proyek
Purchasing/Pembelian/Pengadaan
Pada tahap ini, tim Purchasing/Pembelian/Pengadaan akan memilih rekanan/penawar, mengirim permintaan penawaran (RFQ), dan Bid Analysis (evaluasi ini akan dilakukan oleh tim engineering, QA/QC untuk mengevaluasi kesesuaian teknis dan tim Purchasing/Pembelian/Pengadaan akan mengevaluasi komersial kelayakan), rapat klarifikasi, rapat Pre-Award, pembuatan order/kontrak
Expediting
Tim juga akan melakukan tahap expediting yang akan mengontrol dan memantau aktivitas kerja mitra/vendor untuk mencegah kesalahan dan menghindari pengerjaan ulang. Tim ini juga melakukan kick-off meeting, rapat koordinasi dengan mitra/vendor, Pre Inspection Meeting (PIM), dan rapat koordinasi terjadwal.
Subkontraktor
Sebagian besar pekerjaan proyek yang membutuhkan keterlibatan kegiatan pelayanan seperti engineering, testing, dll akan dilakukan oleh tim Mechasolusindo International, PT. (MSI), dan untuk material/sistem khusus yang memerlukan keterlibatan mitra lain, mitra tersebut akan menjadi subkontraktornya. Oleh karena itu, tahapan proses ini harus dilalui mulai dari pemilihan subkontraktor, serah terima volume pekerjaan, dan lingkup pekerjaan yang semuanya akan dijelaskan dalam dokumen permintaan penawaran, evaluasi penawaran, rapat klarifikasi, Rapat Pra-Penghargaan dan kontrak kerja.
Kontrol Material
Material yang diterima dari masing-masing mitra/vendor serta material yang diterima dari pembelian internal akan dikelola dan dikontrol agar semua material yang diterima sesuai dengan kontrak dan permintaan dari tim engineering. Selain itu juga dilakukan quality control, keluar masuknya barang dari setiap tahapan proses penerimaan hingga uji Factory Acceptance, oleh karena itu pengendalian material akan selalu dilibatkan dalam setiap proses sampai dengan serah terima ke pelanggan. Kegiatan lapangan yang melibatkan kegiatan stock dan material yang disediakan di lapangan juga akan dilakukan.